Systememail

Nachfolgend wird der Dialog der Systememail beschrieben.

Name

Der Name ➊ der Systememail kann frei vergeben werden. Hier ist nicht auf Sonderzeichen zu achten. Der Name wird in der Nachrichtenliste dargestellt.

Dialog der Nachrichtenliste

Versandoptionen

In den Versandoptionen werden Empfänger und Adressat alsE-MailAdresse eingetragen.

Versandoptionen

Von

Das Feld Von ➋ beinhaltet den Adressaten der Email, meist den Webseitenbetreiber. Hier kann mit einerE-MailAdresse in Klartext gearbeitet werden. Generell wird jedoch empfohlen, mit dem Mandantenplatzhalter für dieE-Mailzu arbeiten: {account_company_sys_contact_customerservice}.

So müssen bei Änderung derE-MailAdresse in den Mandantendaten nicht alle Systememails einzeln angepasst werden.

An

Das Feld An ➌ beschreibt den Empfänger der Email. Hier wird immer mit dem Platzhalter {to} gearbeitet.

Achtung

Dieser Platzhalter darf nicht geändert werden. Er wird vom System automatisch aus den Kundendaten befüllt. Bei Änderung dieses Platzhalters kommt dieE-Mailnicht beim Empfänger an.

CC und BCC

Eine Systememail kann in Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) ➍ an weitere Empfänger versenden werden. Hier können Mandantenplatzhalter oderE-MailAdressen in Klartext eingetragen werden.

Inhalt

Der Inhalt der Systememail besteht aus dem Betreff ➎ und dem Text ➏ . Je nach Kontext, der in der Systememail hinterlegt ist, werden für den Inhalt verschiedene Platzhalter zur Verfügung gestellt.

Inhalt

Betreff

Der Betreff ➎ kann frei formuliert werden und wird später auch imE-MailProgramm des Empfängers dargestellt.

Text

Der Text ➏ kann frei geschrieben werden. Dabei können auch Platzhalter verwendet werden.

Platzhalter

Platzhalter

Unter dem Feld Text2 (alternativ) befindet sich eine vollständige Liste aller verfügbaren Platzhalter ➐ , die im Text derE-Mailverwendet werden können. Klick auf das grau hinterlegte Wort Platzhalter öffnet die Liste.

Mandantenplatzhalter

Mandantenplatzhalter

Wird die Webseite von mehreren Mandanten betrieben, kann hier eine Einschränkung auf einen Mandanten ➑ erfolgen. Es werden dann die Mandantenplatzhalter des gewählten Mandanten verwendet.

Achtung

Beschränkt man bei einem System mit mehreren Mandanten eineE-Mailauf einen Mandant, muss für die übrigen Mandanten jeweils eine eigene Systememail angelegt werden.

Zusatzinformationen

Zusatzinformationen

Unter dem Bereich Zusatzinformationen ➒ werden die grundlegenden Einstellungen der Systememail vorgenommen. Dazu zählen:

  • Typ
  • Kontext
  • Vorlage
  • Sprache
  • Land
  • Zeichensatz
  • Ticket-Queue

Achtung

Bei Einschränkungen auf Sprache und Land ist darauf zu achten, dass für andere Sprachen und Länder ein Pendant der Systememail vorhanden sein muss.

Typ

Der Typ legt fest, um welche Art von Nachrichtenvorlage es sich handelt. Der Typ HTML E-Mail wird verwendet für die digitale Email-Kommunikation (Bestellbestätigungen, Kontaktanfrage, Ticketantworten usw.).

Der Typ Drucksache wird verwendet für Nachrichtenvorlagen, die ausgedruckt werden sollen (Geschäftsbrief).

Kontext

Der Kontext ist ein zentrales Steuerelement in der Nachrichtenvorlage. Er muss festgelegt werden, damit bestimmte systeminterne Automatismen reibungslos ablaufen können.

So werden zum Beispiel Nachrichtenvorlagen mit dem Kontext Standardmail (Mail an Gruppe) nur in der Serienbrief-Funktion verwendet; Nachrichtenvorlagen mit dem Kontext Angebote tauchen nur in der Angebote-Funktion auf. Nachrichtenvorlagen mit dem Kontext Kundenmail (Bestellbestätigung) bilden die Bestellbestätigungen und werden automatisch verarbeitet.

Vorlage

Unter Vorlage ist das zu verwendende Email-Template gemeint. Für Emails an den Endkunden wird normaler Weise ein anderes Email-Template verwendet (mit Footer-Informationen zu Impressum und Geschäftsadresse usw.) als für interne Emails (Information über B2B Registrierungen, meist ohne Footer-Informationen).

Newsletter haben meist auch ein eigenes Email-Template, da hier oft Social-Media-Links oder Newsletter-Bannerbilder integriert sind.

Anhänge

Anhänge

An die Systememail können Anhänge ➓ beigefügt werden, wie zum Beispiel AGBs oder Wiederrufsbestimmungen.

Zusätzliche Informationen

Anhänge

Die zusätzlichen Informationen ⓫ sind nur relevant, wenn die Systememail aus einem externen System heraus angelegt wird. Hier müssen keine manuellen Einstellungen vorgenommen werden.

Weiterführende Informationen

Hier gibt es eine Liste aller Mandantenplatzhalter und weiterführende Informationen zur Verwendung dieser in Emails und Texten.